Một hợp đồng bảo trì thang máy chung cư tốt phải trả lời rõ năm câu: bảo trì bao lâu một lần và làm những gì, kẹt thang thì bao nhiêu phút có người đến, phụ tùng nào đã tính trong phí và phụ tùng nào tính thêm, ai chuẩn bị và có mặt khi kiểm định, và khi chấm dứt hợp đồng thì giao lại hồ sơ gì. Hợp đồng nào bỏ trống một trong năm câu này là hợp đồng sẽ phát sinh tranh cãi.
Ban quản trị chung cư thường nhận được mẫu hợp đồng soạn sẵn từ đơn vị bảo trì, kèm một bảng báo giá theo số thang. Mẫu soạn sẵn không xấu, nhưng nó được viết để bảo vệ bên soạn. Bài này đi qua từng nhóm điều khoản, chỉ ra câu chữ nào nên hỏi lại, và những thứ nên bổ sung vào phụ lục để cư dân giám sát được.
Bảo trì khác kiểm định: đừng để hợp đồng gộp hai việc làm một
Bảo trì là công việc định kỳ của đơn vị kỹ thuật: kiểm tra, vệ sinh, bôi trơn, điều chỉnh, thay thế chi tiết mòn, xử lý lỗi. Kiểm định là việc của tổ chức kiểm định độc lập, có giấy chứng nhận đủ điều kiện, đánh giá thang có đạt yêu cầu an toàn để tiếp tục sử dụng hay không. Hai việc bổ trợ nhau nhưng không thay thế nhau, và nên nằm ở hai hợp đồng khác nhau.
Một số mẫu hợp đồng bảo trì ghi "bao gồm kiểm định" hoặc "đảm bảo thang luôn đạt kiểm định". Bạn nên hỏi lại cụ thể: đơn vị bảo trì sẽ thuê tổ chức kiểm định nào, chi phí kiểm định đã tính trong giá hay chưa, nếu thang không đạt thì ai chịu chi phí khắc phục. Bên bảo trì đồng thời là bên lựa chọn tổ chức kiểm định thì ban quản trị càng nên giữ quyền được biết và đồng ý.
Cách gọn nhất: hợp đồng bảo trì ghi nghĩa vụ hỗ trợ kiểm định (chuẩn bị thang, có kỹ thuật viên có mặt, khắc phục các tồn tại mà tổ chức kiểm định nêu trong biên bản), còn việc thuê tổ chức kiểm định do ban quản trị hoặc đơn vị quản lý vận hành ký trực tiếp.
Năm nhóm điều khoản phải đọc kỹ
Bảng dưới gom các điều khoản quan trọng nhất, kèm câu chữ hay gặp trong mẫu soạn sẵn và cách hỏi lại.
| Nhóm điều khoản | Câu chữ hay gặp | Nên hỏi lại hoặc bổ sung |
|---|---|---|
| Tần suất và nội dung bảo trì | "Bảo trì định kỳ theo tiêu chuẩn nhà sản xuất" | Danh mục công việc từng lần, tần suất cụ thể, phụ lục checklist có chữ ký |
| Ứng cứu sự cố | "Có mặt trong thời gian sớm nhất" | Số phút tối đa kể từ khi nhận tin kẹt người, thời gian xử lý lỗi không kẹt người, trực ngày lễ |
| Phụ tùng | "Phụ tùng thay thế báo giá riêng" | Danh sách phụ tùng hao mòn đã tính trong phí, phụ tùng chính hãng hay tương đương, báo giá trước khi thay |
| Hỗ trợ kiểm định | "Phối hợp khi kiểm định" | Chuẩn bị thang, có mặt, khắc phục tồn tại trong bao nhiêu ngày, chi phí khắc phục ai chịu |
| Chấm dứt và bàn giao | "Bên nào muốn chấm dứt báo trước" | Danh mục hồ sơ, mật khẩu phần mềm điều khiển, chìa khoá phòng máy phải giao lại |
Mỗi dòng bảng trên nên trở thành một điều khoản có con số hoặc danh mục cụ thể. Chữ "sớm nhất", "kịp thời", "theo tiêu chuẩn" mà không có con số đi kèm thì gần như không đo được khi có tranh chấp.
Ứng cứu kẹt thang: điều khoản cư dân quan tâm nhất
Thời gian có mặt phải có con số. Hợp đồng nên ghi rõ số phút tối đa từ khi nhận tin báo có người kẹt đến khi kỹ thuật viên có mặt tại toà nhà, phân biệt giờ hành chính, ban đêm và ngày lễ. Con số cụ thể do hai bên thoả thuận dựa trên khoảng cách từ trạm của đơn vị bảo trì tới toà nhà.
Ai được cứu hộ khi chờ kỹ thuật viên. Nhiều toà nhà có nhân viên kỹ thuật hoặc bảo vệ đã được huấn luyện thao tác cứu hộ cơ bản. Hợp đồng nên ghi đơn vị bảo trì có trách nhiệm huấn luyện cho những người này không, bao lâu một lần, và quy định rõ những thao tác họ được và không được làm.
Kênh nhận tin báo. Đường dây trực, hệ thống liên lạc từ cabin, nhóm tin nhắn: kênh nào là chính thức, ai trực, thời điểm nhận tin được ghi lại thế nào. Không có thời điểm nhận tin thì không đo được thời gian ứng cứu.
Báo cáo sau sự cố. Mỗi lần kẹt người hoặc thang dừng bất thường, đơn vị bảo trì gửi báo cáo ngắn: nguyên nhân, đã xử lý gì, có cần thay phụ tùng không, có cần kiểm tra thêm không. Báo cáo này là nguồn để ban quản trị nhận ra thang nào hay hỏng.
Chế tài khi chậm. Hợp đồng có thể có điều khoản giảm phí hoặc phạt vi phạm khi vượt thời gian ứng cứu nhiều lần. Mức cụ thể do hai bên thoả thuận trong giới hạn pháp luật về hợp đồng cho phép.
Phụ tùng và chi phí phát sinh: chỗ dễ đội tiền nhất
Phần lớn tranh cãi giữa ban quản trị và đơn vị bảo trì không nằm ở phí hằng tháng mà ở phụ tùng thay thế. Trước khi ký, bạn nên yêu cầu làm rõ:
- Danh sách vật tư tiêu hao đã tính trong phí bảo trì: dầu mỡ, giẻ lau, bóng đèn cabin, nút bấm, các chi tiết nhỏ hay hỏng.
- Danh sách phụ tùng thay thế tính thêm tiền, kèm cách báo giá: báo giá bằng văn bản trước khi thay, trừ trường hợp khẩn cấp để giải cứu người.
- Phụ tùng chính hãng hay tương đương, và ai xác nhận "tương đương". Thang đang trong thời hạn bảo hành của nhà sản xuất cần chú ý điều kiện bảo hành.
- Phụ tùng cũ tháo ra thuộc về ai, có được giữ lại để đối chiếu không.
- Thời gian bảo hành của phụ tùng do đơn vị bảo trì thay.
- Cách xử lý khi phụ tùng phải đặt hàng lâu: thang dừng bao lâu là chấp nhận được, có phương án tạm không.
Chi phí sửa chữa lớn thường được chi từ kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, nên phải qua quy trình phê duyệt của ban quản trị theo quy chế toà nhà. Đơn vị bảo trì không nên được tự thay phụ tùng giá trị lớn rồi mới báo.
Trình tự chọn đơn vị và ký hợp đồng cho ban quản trị
Một trình tự gọn, phù hợp với toà nhà vừa và nhỏ:
- Lập bảng thông tin thang: số thang, hãng, năm lắp, tải trọng, số tầng phục vụ, hạn kiểm định, tình trạng lỗi hiện tại. Gửi cùng một bảng cho mọi đơn vị chào giá.
- Mời ít nhất hai hoặc ba đơn vị khảo sát thực tế và chào giá theo cùng một danh mục công việc. Chào giá trên các danh mục khác nhau thì không so được.
- Hỏi về năng lực: đội kỹ thuật có chứng chỉ phù hợp, trạm gần nhất ở đâu, kinh nghiệm với hãng thang của toà nhà, có thể cho liên hệ toà nhà đang được họ bảo trì không.
- Soạn hoặc sửa hợp đồng theo năm nhóm điều khoản ở trên, kèm phụ lục danh mục công việc và thời gian ứng cứu.
- Trình hội nghị nhà chung cư hoặc làm theo thẩm quyền trong quy chế, rồi ký và công bố tóm tắt hợp đồng cho cư dân.
- Ba tháng đầu, rà nhật ký bảo trì hằng tháng để xem đơn vị mới làm đúng cam kết không.
Ví dụ giả định: một toà chung cư ở Cần Thơ có bốn thang đổi đơn vị bảo trì, bên mới phát hiện hai thang đang dùng phụ tùng không đúng chủng loại. Nếu hợp đồng cũ có điều khoản bàn giao nhật ký và danh sách phụ tùng đã thay, việc truy nguồn sẽ dễ hơn nhiều.
Nhật ký bảo trì và nghiệm thu: bằng chứng duy nhất cho thấy việc đã làm
Phí bảo trì trả hằng tháng, nhưng cư dân hiếm khi thấy kỹ thuật viên. Thứ duy nhất chứng minh việc đã làm là nhật ký bảo trì: mỗi lần đến, ngày giờ, thang nào, làm hạng mục gì, phát hiện gì, đã xử lý hay đề xuất gì, chữ ký của kỹ thuật viên và của người đại diện toà nhà. Hợp đồng nên quy định mẫu nhật ký và nơi lưu.
Nghiệm thu hằng tháng hoặc hằng quý là lúc ban quản trị hoặc đơn vị vận hành đối chiếu nhật ký với danh mục công việc, rồi mới thanh toán. Không cần chuyên môn sâu để làm việc này: bạn chỉ cần kiểm số lần đến có đủ không, hạng mục định kỳ có được đánh dấu không, đề xuất tồn tại từ tháng trước đã được xử lý chưa.
Khi có sự cố hoặc khi kiểm định không đạt, nhật ký là tài liệu đầu tiên mọi bên tìm đến. Nếu cần xác định ai chịu trách nhiệm, ban quản trị có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) về cách dùng nhật ký và hợp đồng làm căn cứ.
Theo dõi trong năm đầu: vài con số đơn giản đủ để đánh giá
Ban quản trị không cần phần mềm phức tạp để biết đơn vị bảo trì làm tốt hay không. Một bảng tính theo dõi theo tháng với vài cột dưới đây là đủ để nhìn ra xu hướng:
- Số lần dừng bất thường của từng thang. Gồm cả lần kẹt người và lần thang tự dừng không có người. Một thang có số lần cao vượt hẳn các thang còn lại là thang cần được kiểm tra kỹ.
- Thời gian ứng cứu thực tế. Lấy từ biên bản sự cố: giờ nhận tin và giờ kỹ thuật viên có mặt. So với con số cam kết trong hợp đồng.
- Số lần bảo trì định kỳ đúng lịch. Đối chiếu nhật ký với lịch trong phụ lục hợp đồng; lần nào lùi lịch thì ghi lý do.
- Đề xuất tồn đọng. Các hạng mục đơn vị bảo trì đã đề xuất sửa nhưng chưa được duyệt hoặc chưa làm. Tồn đọng kéo dài có thể là lỗi của chính toà nhà chậm duyệt chi, không riêng gì bên bảo trì.
- Tồn tại sau kiểm định. Biên bản kiểm định thường nêu những điểm cần khắc phục; theo dõi đã khắc phục xong chưa và ngày nào.
Sau mười hai tháng, bảng này là cơ sở để quyết định gia hạn, đàm phán lại hay đổi đơn vị, thay vì dựa vào cảm giác chung của cư dân rằng thang "dạo này hay hỏng".
Câu hỏi thường gặp
Phí bảo trì thang máy chung cư thường tính theo gì?
Thường tính theo số thang, loại thang, số tầng phục vụ, tuổi thang và phạm vi công việc. Hợp đồng bao gồm phụ tùng sẽ khác hợp đồng chỉ có công bảo trì. Khi so báo giá, bạn cần so trên cùng một danh mục công việc và cùng điều kiện về phụ tùng, không chỉ nhìn con số tổng.
Có nên ký hợp đồng bảo trì với chính hãng lắp thang không?
Hãng lắp thang hiểu thiết bị và có phụ tùng chính hãng, đặc biệt quan trọng khi thang còn trong thời hạn bảo hành. Sau thời hạn đó, ban quản trị có thể cân nhắc thêm các đơn vị khác có năng lực tương đương. Quyết định nên dựa trên năng lực, thời gian ứng cứu và điều khoản hợp đồng.
Đơn vị bảo trì có được tự ký giấy kiểm định cho thang không?
Không. Giấy chứng nhận kết quả kiểm định do tổ chức kiểm định được cấp phép hoạt động kiểm định cấp sau khi kiểm tra theo quy trình. Đơn vị bảo trì chỉ hỗ trợ chuẩn bị và khắc phục tồn tại. Nếu một đơn vị vừa bảo trì vừa đưa ra tem kiểm định, bạn nên tra lại tư cách tổ chức đã ký.
Hợp đồng bảo trì nên ký bao lâu?
Thời hạn một năm có gia hạn là phổ biến, đủ để đánh giá đơn vị mà không bị ràng buộc quá lâu. Hợp đồng dài hạn hơn có thể có giá tốt hơn nhưng cần điều khoản chấm dứt khi vi phạm nghiêm trọng, như chậm ứng cứu nhiều lần hoặc không làm đúng danh mục công việc.
Đổi đơn vị bảo trì giữa chừng cần chú ý gì?
Bạn cần yêu cầu bên cũ bàn giao nhật ký bảo trì, danh sách phụ tùng đã thay, các lỗi tồn tại, chìa khoá phòng máy và mật khẩu phần mềm điều khiển nếu có. Bên mới nên khảo sát và lập biên bản tình trạng thang ngay khi nhận, để tách rõ lỗi có từ trước với lỗi phát sinh sau.
Cư dân có được xem hợp đồng bảo trì thang máy không?
Hợp đồng bảo trì thang chung được chi bằng tiền của cư dân, nên cư dân có cơ sở đề nghị ban quản trị công khai nội dung chính: đơn vị, thời hạn, phí, phạm vi công việc, thời gian ứng cứu. Cách làm cụ thể theo quy chế quản lý sử dụng của toà nhà và quyết định của hội nghị nhà chung cư.