Danh mục thiết bị đo là một bảng liệt kê mọi thiết bị đo doanh nghiệp đang dùng, mỗi thiết bị một mã riêng, kèm vị trí, phạm vi đo, mức quan trọng, hình thức kiểm soát (kiểm định, hiệu chuẩn hay kiểm tra nội bộ), chu kỳ và ngày đến hạn. Đây là thứ đầu tiên người đánh giá hệ thống chất lượng hay khách hàng xin xem khi hỏi về đo lường, và cũng là công cụ để không ai phải nhớ trong đầu thiết bị nào sắp hết hạn.
Nhiều doanh nghiệp có danh mục nhưng không dùng được: thiếu thiết bị, mã trùng, ghi "nhiệt kế 1, nhiệt kế 2" không biết cái nào ở đâu, cột hạn để trống. Bài này đi qua các cột nên có, cách đặt mã để thiết bị di chuyển vẫn tìm được, cách chia mức quan trọng để dồn nguồn lực đúng chỗ, và bộ hồ sơ tối thiểu cho từng thiết bị.
Các cột tối thiểu của một danh mục dùng được
Không cần phần mềm chuyên dụng để bắt đầu. Một bảng tính có những cột dưới đây đã đủ cho phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ; khi số thiết bị lên tới vài trăm thì mới nên tính tới phần mềm quản lý bảo trì.
- Mã thiết bị: duy nhất, không dùng lại khi thiết bị đã thanh lý.
- Tên và loại: ghi theo cách gọi kỹ thuật (cân bàn điện tử, nhiệt kế điện tử đầu dò, đồng hồ áp suất kiểu ống Bourdon) chứ không chỉ "cân", "nhiệt kế".
- Hãng, kiểu, số máy: số máy của nhà sản xuất là thứ nối thiết bị với giấy kiểm định, giấy hiệu chuẩn; thiếu cột này là hồ sơ dễ lạc.
- Phạm vi đo và độ phân giải: ví dụ từ 0 đến 150 kg, độ đọc 50 g; hai thông số này quyết định thiết bị có dùng được cho việc đang giao hay không.
- Vị trí và người phụ trách: bộ phận, khu vực, tên người chịu trách nhiệm hằng ngày.
- Mục đích sử dụng: một câu ngắn, ví dụ "cân thành phẩm xuất kho" hay "kiểm tra nhiệt độ tâm sản phẩm sau hấp".
- Dung sai sử dụng: sai số lớn nhất mà việc đo đó chấp nhận được, do bộ phận dùng thiết bị đặt ra.
- Hình thức kiểm soát: kiểm định, hiệu chuẩn bên ngoài, hiệu chuẩn nội bộ hay chỉ kiểm tra.
- Chu kỳ, ngày làm gần nhất, ngày đến hạn: ngày đến hạn nên là công thức tự tính, tránh gõ tay.
- Trạng thái: đang dùng, hạn chế sử dụng, chờ hiệu chuẩn, hỏng, đã thanh lý.
Hai cột hay bị bỏ trống nhất là mục đích sử dụng và dung sai sử dụng, trong khi đây lại là hai cột giúp bạn đọc được giấy hiệu chuẩn sau này. Không có dung sai, bạn không biết sai số trên giấy là chấp nhận được hay không.
Đặt mã thế nào để thiết bị đi đâu cũng tìm được
Mã tốt là mã ngắn, không trùng, và không phụ thuộc vào vị trí hiện tại. Nhiều doanh nghiệp đặt mã kiểu "KHO-CAN-01", rồi chiếc cân được chuyển sang xưởng đóng gói, mã thành sai mà không ai dám đổi vì đã in trên giấy hiệu chuẩn. Cách an toàn hơn là mã gồm phần chỉ loại thiết bị và một số thứ tự chạy liên tục, ví dụ giả định "CN-014" cho cân, "NK-032" cho nhiệt kế, còn vị trí để ở một cột riêng có thể cập nhật.
Mã phải nằm trên chính thiết bị: một nhãn nhỏ bền với nước, dầu, nhiệt, dán ở chỗ dễ nhìn nhưng không che mặt hiển thị, không che tem kiểm định. Với dụng cụ cầm tay nhỏ như thước cặp, đầu dò nhiệt độ, có thể khắc hoặc dùng vòng đeo có mã. Khi gửi thiết bị đi hiệu chuẩn, ghi mã nội bộ vào phiếu yêu cầu để phòng hiệu chuẩn in lên giấy chứng nhận, nhờ vậy giấy và thiết bị khớp nhau một cách chắc chắn.
Thiết bị có nhiều bộ phận rời — ví dụ một bộ hiển thị nhiệt độ dùng với nhiều đầu dò — thì nên đặt mã cho từng đầu dò, vì sai số chủ yếu nằm ở đầu dò. Hiệu chuẩn bộ hiển thị với một đầu dò rồi lắp đầu dò khác vào dùng là lỗi rất phổ biến.
Chia mức quan trọng để biết dồn nguồn lực vào đâu
Không phải thiết bị nào cũng đáng được đối xử như nhau. Chia ba mức giúp đặt chu kỳ, chọn hình thức kiểm soát và quyết định ai được quyền dùng thiết bị khi nó đang chờ hiệu chuẩn.
| Mức | Tiêu chí gợi ý | Ví dụ | Cách kiểm soát thường dùng |
|---|---|---|---|
| A — trọng yếu | Kết quả đo quyết định an toàn, pháp lý, việc giao hàng cho khách hoặc chấp nhận sản phẩm | Cân xuất hàng, nhiệt kế kiểm tra điểm tới hạn, thiết bị đo kích thước nghiệm thu | Kiểm định nếu thuộc danh mục; hiệu chuẩn bên ngoài có công nhận; kiểm tra giữa kỳ |
| B — quan trọng | Kết quả đo dùng để điều khiển quá trình, sai thì gây hao hụt hoặc phải làm lại | Cân phối liệu, đồng hồ áp suất trên dây chuyền, máy đo độ ẩm | Hiệu chuẩn định kỳ bên ngoài hoặc nội bộ có chuẩn liên kết |
| C — tham khảo | Chỉ để quan sát, không ai ra quyết định chất lượng dựa trên nó | Đồng hồ nhiệt phòng nghỉ, nhiệt kế treo tường văn phòng | Kiểm tra khi lắp đặt, đánh dấu "chỉ để tham khảo" |
Chỗ hay sai là xếp quá nhiều thiết bị vào mức A cho chắc, rồi không đủ tiền và người để giữ đúng lịch cho tất cả, cuối cùng thiết bị thật sự trọng yếu lại bị trễ hạn cùng với thiết bị không quan trọng. Nhãn "chỉ để tham khảo" cho mức C cũng quan trọng: nó ngăn người khác lấy nhầm con số đó để quyết định chất lượng.
Hồ sơ tối thiểu cho mỗi thiết bị
Lý lịch thiết bị. Một trang ghi thông tin trong danh mục, ngày mua, nhà cung cấp, tài liệu hướng dẫn đi kèm, và lịch sử sửa chữa, thay thế bộ phận. Lịch sử sửa chữa là căn cứ để quyết định có phải hiệu chuẩn hoặc kiểm định lại sau sửa hay không.
Giấy kiểm định hoặc giấy hiệu chuẩn các lần. Giữ cả các lần cũ, không chỉ lần mới nhất. Chuỗi kết quả qua nhiều năm cho biết thiết bị có trôi dần theo một hướng không, và là căn cứ để kéo dài hay rút ngắn chu kỳ sau này.
Phiếu đánh giá kết quả hiệu chuẩn. Ai đọc giấy, so với dung sai nào, kết luận dùng tiếp, dùng có hiệu chỉnh hay hạn chế. Phần này hay bị bỏ qua nhất: giấy hiệu chuẩn được nhận về rồi cất vào tủ mà không ai ký đã xem.
Biên bản kiểm tra giữa kỳ, kiểm tra hằng ngày nếu có. Với thiết bị mức A, những lần kiểm tra nhanh bằng mẫu chuẩn hoặc quả cân giữa hai lần hiệu chuẩn cho bằng chứng thiết bị vẫn ổn trong suốt chu kỳ.
Ghi nhận sự cố. Rơi, va đập, ngập nước, hiển thị bất thường, phát hiện đo sai. Mỗi sự cố cần có dòng xử lý đi kèm: dừng dùng, kiểm tra lại, hiệu chuẩn lại hay thanh lý.
Dựng danh mục lần đầu trong một doanh nghiệp chưa có gì
Trình tự dưới đây phù hợp với xưởng vài chục đến vài trăm thiết bị đo. Nên giao cho một người chủ trì và mỗi bộ phận cử một người đi cùng.
- Chọn một ngày rà soát theo khu vực, đi hết các khu, chụp ảnh từng thiết bị cùng số máy của nhà sản xuất.
- Nhập thông tin vào bảng tính theo các cột tối thiểu, cấp mã nội bộ và dán nhãn mã ngay trong ngày rà soát.
- Gặp từng bộ phận dùng thiết bị để ghi mục đích sử dụng và dung sai sử dụng; đây là bước cần người hiểu quy trình, không phải chỉ người giữ sổ.
- Xếp mức A, B, C; với nhóm A, kiểm tra ngay tem kiểm định hoặc giấy hiệu chuẩn còn hạn hay không.
- Gom những thiết bị không có hồ sơ, không rõ lần hiệu chuẩn gần nhất vào một danh sách ưu tiên và lên kế hoạch gửi hiệu chuẩn theo thứ tự mức quan trọng.
- Đặt lịch nhắc trước ngày đến hạn đủ xa để kịp gửi thiết bị và có thiết bị dự phòng, thường là vài tuần với thiết bị phải gửi ra ngoài.
- Quy định ai được thêm, sửa, xoá dòng trong danh mục, để danh mục không phình ra những thiết bị "ma" đã thanh lý từ lâu.
Sau lần đầu, việc duy trì nhẹ hơn nhiều: mỗi khi mua thiết bị mới, chuyển vị trí, sửa chữa hay thanh lý, người phụ trách cập nhật một dòng. Danh mục sống là danh mục được sửa đều đặn chứ không phải bảng in ra một lần rồi đóng khung.
Những lỗi làm danh mục mất tác dụng
Danh mục có tồn tại chưa chắc đã được dùng. Khi đi rà ở các xưởng, những lỗi dưới đây gặp nhiều nhất và đều sửa được với chi phí rất nhỏ:
- Ngày đến hạn gõ tay, sai năm hoặc không cập nhật sau khi hiệu chuẩn, nên bảng báo còn hạn trong khi tem trên thiết bị đã hết hạn.
- Một mã được dùng cho hai thiết bị, thường do thay thiết bị hỏng bằng thiết bị mới rồi dán lại nhãn cũ cho tiện.
- Không có dòng cho thiết bị dự phòng nằm trong tủ, đến khi lấy ra dùng thì không ai biết nó được hiệu chuẩn lần cuối khi nào.
- Cột người phụ trách ghi tên bộ phận chứ không ghi tên người, nên khi trễ hạn không ai thấy đó là việc của mình.
- Danh mục nằm trong máy tính của một nhân viên, người đó nghỉ việc là doanh nghiệp mất luôn lịch sử thiết bị.
- Không phân biệt thiết bị đang dùng với thiết bị đã thanh lý, danh mục phình ra và mọi người thôi tin vào nó.
Cách phòng đơn giản nhất là mỗi quý lấy ngẫu nhiên vài dòng trong danh mục, ra hiện trường đối chiếu với thiết bị thật. Lệch dòng nào thì sửa ngay và tìm vì sao lệch.
Danh mục trong mắt người đánh giá ISO 9001 và HACCP
Tiêu chuẩn ISO 9001 có yêu cầu về nguồn lực theo dõi và đo lường: thiết bị dùng để chứng minh sản phẩm phù hợp phải thích hợp với việc đo, được hiệu chuẩn hoặc kiểm tra định kỳ theo chuẩn có liên kết, được nhận biết trạng thái và được bảo vệ khỏi việc điều chỉnh làm mất hiệu lực kết quả. Tiêu chuẩn không bắt buộc hình thức danh mục cụ thể, nhưng gần như không có cách nào đáp ứng mà không có một danh mục như trên.
Trong kế hoạch HACCP, các thiết bị theo dõi điểm kiểm soát tới hạn — nhiệt kế ở công đoạn gia nhiệt, máy dò kim loại, thiết bị đo pH — là nơi người đánh giá soi kỹ nhất. Họ thường chọn ngẫu nhiên vài thiết bị ngoài hiện trường, đọc mã trên thân, rồi đề nghị xem dòng tương ứng trong danh mục và giấy hiệu chuẩn. Khớp được mã, số máy và hạn trong vài phút là dấu hiệu hệ thống đang chạy thật.
Chi tiết về yêu cầu của từng tiêu chuẩn và cách chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận nằm ngoài phạm vi bài này. Ở đây chỉ cần nhớ: danh mục tốt không phải để qua đánh giá, mà để chính doanh nghiệp không bị bất ngờ bởi một thiết bị đo sai không ai biết.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có vài thiết bị đo thì có cần danh mục không?
Có, nhưng có thể rất gọn: một trang giấy hoặc một bảng tính vài dòng là đủ. Chỉ cần mỗi thiết bị có mã, mục đích dùng, hình thức kiểm soát và ngày đến hạn. Thiết bị càng ít thì càng dễ quên vì không ai coi đó là việc của mình.
Dụng cụ đo cá nhân của công nhân có phải đưa vào danh mục không?
Nếu dụng cụ đó được dùng để quyết định sản phẩm đạt hay không, thì có, bất kể ai mua. Nhiều xưởng cơ khí cấm dùng dụng cụ đo cá nhân cho việc nghiệm thu, hoặc yêu cầu đăng ký và hiệu chuẩn như dụng cụ của công ty.
Thiết bị đo gắn liền trên máy sản xuất thì quản lý thế nào?
Vẫn đưa vào danh mục với mã riêng, ghi rõ máy chủ. Đồng hồ áp suất, cảm biến nhiệt trên máy thường bị bỏ sót vì người ta coi chúng là một phần của máy. Nếu số đo của chúng dùng để điều khiển chất lượng, chúng cần hiệu chuẩn như thiết bị rời.
Thiết bị hỏng chờ sửa có cần giữ trong danh mục không?
Giữ, và chuyển trạng thái sang hỏng hoặc chờ sửa, gắn nhãn không được dùng trên thiết bị. Xoá khỏi danh mục chỉ khi đã thanh lý hẳn. Giữ dòng giúp biết thiết bị đó sau khi sửa phải được hiệu chuẩn hoặc kiểm định lại trước khi dùng.
Có nên dùng mã vạch, mã QR trên thiết bị đo không?
Có thể, nếu doanh nghiệp đã có phần mềm đọc. Mã QR giúp mở nhanh lý lịch thiết bị ngoài hiện trường. Nhưng vẫn nên in kèm mã chữ dễ đọc bằng mắt, vì lúc kiểm tra nhanh hoặc khi điện thoại không đọc được, người ta vẫn cần nhìn ra mã.
Bao lâu thì nên rà lại toàn bộ danh mục một lần?
Ngoài việc cập nhật hằng ngày khi có thay đổi, nên có một lần rà toàn bộ mỗi năm: đi hiện trường đối chiếu từng dòng, tìm thiết bị mới chưa có mã và dòng thừa của thiết bị đã mất. Lần rà này thường làm cùng lúc lập kế hoạch hiệu chuẩn năm sau.