Giấy hiệu chuẩn của hãng đi kèm thiết bị đo mới có thể dùng làm căn cứ cho lần đầu, nếu nó có số liệu từng điểm, độ không đảm bảo, liên kết chuẩn rõ ràng, khớp số máy, và ngày hiệu chuẩn không quá xa ngày bạn đưa thiết bị vào dùng. Một tờ "chứng nhận phù hợp" chỉ ghi thiết bị đạt tiêu chuẩn của nhà sản xuất thì chưa phải giấy hiệu chuẩn. Còn với phương tiện đo thuộc diện kiểm định bắt buộc, giấy của hãng không thay được kiểm định trong nước.
Doanh nghiệp thường chỉ nghĩ tới hiệu chuẩn khi thiết bị đã dùng được một năm, trong khi lần kiểm tra đầu tiên lúc thiết bị mới về mới là lần dễ làm nhất và rẻ nhất: còn trong thời gian đổi trả, còn nhà cung cấp để hỏi. Bài này đi qua các loại giấy hay đi kèm, cách kiểm tra đầu vào và những điều khoản nên ghi vào đơn đặt hàng.
Các loại giấy hay đi kèm thiết bị đo mới
Tên gọi trên giấy mỗi hãng một kiểu; hãy đọc nội dung chứ đừng chỉ đọc tiêu đề. Bảng dưới gom các loại hay gặp và giá trị sử dụng của chúng.
| Loại giấy | Nội dung thường có | Dùng được vào việc gì |
|---|---|---|
| Chứng nhận phù hợp, chứng nhận xuất xưởng | Một câu xác nhận thiết bị đạt tiêu chuẩn nhà sản xuất, ít hoặc không có số liệu | Bằng chứng nguồn gốc, chất lượng chung; chưa đủ làm giấy hiệu chuẩn |
| Báo cáo kiểm tra xuất xưởng | Số liệu kiểm tra ở vài điểm, có thể không có độ không đảm bảo | Tham khảo; cần hỏi thêm liên kết chuẩn |
| Giấy hiệu chuẩn của phòng hãng | Số liệu từng điểm, độ không đảm bảo, chuẩn đã dùng | Có thể làm căn cứ lần đầu nếu đủ thông tin và khớp nhu cầu |
| Giấy hiệu chuẩn có dấu công nhận | Như trên, kèm dấu của tổ chức công nhận | Dùng được cả với khách hàng đòi giấy có công nhận |
| Giấy kiểm định, dấu kiểm định trong nước | Kết luận đạt, tem, thời hạn | Bắt buộc với phương tiện đo thuộc diện kiểm định trước khi dùng cho mục đích bị kiểm soát |
Cùng một hãng có thể giao loại này hay loại kia tuỳ bạn đặt gì. Nếu đơn hàng không ghi yêu cầu, bạn thường chỉ nhận loại thấp nhất. Đó là lý do phần hợp đồng ở cuối bài quan trọng.
Đọc giấy hiệu chuẩn của hãng: năm điểm cần soát
Số máy khớp với thiết bị. Nghe hiển nhiên nhưng hay sai, nhất là khi mua nhiều thiết bị cùng kiểu: giấy của chiếc này đóng vào hộp chiếc kia. Soát ngay khi mở hộp.
Ngày hiệu chuẩn. Thiết bị có thể nằm kho của hãng và nhà phân phối nhiều tháng. Nhiều doanh nghiệp tính hạn lần đầu từ ngày hiệu chuẩn chứ không từ ngày nhận hàng; một số chấp nhận tính từ ngày đưa vào dùng nếu thời gian lưu kho ngắn và có quy định nội bộ rõ. Chọn cách nào thì ghi vào thủ tục.
Các điểm hiệu chuẩn. Hãng thường hiệu chuẩn ở các điểm chuẩn của họ. Nếu bạn dùng thiết bị ở một khoảng hẹp, cần xem có điểm nào nằm trong hoặc gần khoảng đó không.
Độ không đảm bảo và liên kết chuẩn. Giấy cần ghi độ không đảm bảo và cho biết chuẩn đã dùng được liên kết tới chuẩn quốc gia hoặc quốc tế thế nào. Thiếu hai thông tin này, giấy khó dùng làm căn cứ.
So với dung sai sử dụng. Như mọi giấy hiệu chuẩn khác, so sai số cộng độ không đảm bảo với dung sai bạn cần. Thiết bị mới cũng có thể không đạt nhu cầu nếu chọn sai cấp chính xác.
Chọn đúng thiết bị trước khi đặt mua
Bắt đầu từ dung sai sử dụng, không từ catalô. Viết ra dung sai của phép đo bạn cần làm, rồi chọn thiết bị có độ chính xác tốt hơn nhiều lần, theo quy tắc kinh nghiệm khoảng bốn lần trở lên. Chọn ngược lại, từ thiết bị đẹp trong catalô, dễ mua phải thiết bị thừa hoặc thiếu.
Phân biệt độ phân giải với độ chính xác. Màn hình hiện tới hai số lẻ không có nghĩa thiết bị đúng tới hai số lẻ. Độ phân giải là bước nhỏ nhất hiển thị; độ chính xác là thiết bị lệch bao nhiêu so với thật. Đọc kỹ thông số sai số lớn nhất trong tài liệu kỹ thuật.
Hợp với môi trường dùng. Thiết bị dùng trong xưởng ẩm, bụi, có nước rửa sàn cần cấp bảo vệ phù hợp; thiết bị đo ngoài trời ở vùng nắng nóng cần khoảng nhiệt độ làm việc rộng. Thiết bị đúng thông số nhưng hỏng sau vài tháng vì môi trường thì không tiết kiệm.
Hiệu chuẩn được ở trong nước. Trước khi mua thiết bị đặc thù, hỏi một vài phòng hiệu chuẩn trong nước có làm được không. Thiết bị chỉ hiệu chuẩn được ở nước ngoài sẽ làm mỗi chu kỳ thành một lần gửi đi xa, tốn thời gian và rủi ro vận chuyển.
Kiểm tra đầu vào khi thiết bị về tới kho
Các bước dưới đây nên làm trong vài ngày đầu, khi còn trong thời gian đổi trả theo hợp đồng. Doanh nghiệp nhỏ có thể làm gọn trong một buổi.
- Mở hộp, soát tình trạng bên ngoài, phụ kiện, tài liệu đi kèm, so với đơn hàng.
- Soát giấy tờ: loại giấy, số máy, ngày, các điểm, độ không đảm bảo; với phương tiện đo thuộc diện kiểm định, soát ký hiệu phê duyệt mẫu và giấy kiểm định nếu nhà cung cấp đã làm.
- Bật thử, để thiết bị ổn định theo hướng dẫn, kiểm tra nhanh bằng chuẩn hoặc mẫu có giá trị biết trước ở một vài điểm.
- So kết quả kiểm tra nhanh với giấy của hãng và với dung sai sử dụng.
- Nếu đạt, cấp mã nội bộ, dán nhãn, nhập vào danh mục thiết bị với ngày đến hạn đầu tiên.
- Nếu không đạt hoặc giấy thiếu thông tin, báo nhà cung cấp ngay bằng văn bản, kèm ảnh và số liệu.
- Với phương tiện đo phải kiểm định mà chưa được kiểm định ban đầu, chưa đưa vào dùng cho mục đích bị kiểm soát cho tới khi có kết quả kiểm định.
Biên bản kiểm tra đầu vào là trang đầu tiên trong lý lịch thiết bị. Nó cũng là bằng chứng tốt nếu sau này phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp về chất lượng thiết bị.
Điều khoản nên ghi trong đơn đặt hàng, hợp đồng mua
Phần lớn rắc rối với thiết bị đo mới đến từ việc đơn hàng chỉ ghi tên và kiểu thiết bị. Thêm vài dòng dưới đây giúp nhận đúng thứ cần, không tốn công đòi bổ sung sau:
- Loại giấy yêu cầu: giấy hiệu chuẩn có số liệu và độ không đảm bảo, có dấu công nhận nếu khách hàng của bạn đòi.
- Các điểm hiệu chuẩn cần có, theo khoảng bạn sẽ dùng.
- Ngày hiệu chuẩn không quá một khoảng thời gian nhất định trước ngày giao hàng.
- Với phương tiện đo thuộc diện kiểm định: thiết bị thuộc mẫu đã được phê duyệt, bên nào lo kiểm định ban đầu và chịu chi phí.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, thông số kỹ thuật bằng ngôn ngữ người dùng đọc được.
- Thời gian đổi trả khi kiểm tra đầu vào không đạt, và ai chịu chi phí gửi đi gửi về.
- Hỗ trợ kỹ thuật, nơi sửa chữa, hiệu chuẩn sau bán hàng trong nước nếu thiết bị nhập khẩu.
Những điều khoản này không làm tăng nhiều chi phí mua, nhưng giúp tránh tình trạng nhận về một thiết bị tốt mà giấy tờ không dùng được, phải gửi hiệu chuẩn lại ngay tháng đầu.
Phương tiện đo thuộc diện kiểm định: hai lớp phải có
Khi thiết bị mua về để dùng vào mục đích bị kiểm soát — cân xuất hàng, đồng hồ lưu lượng bán nhiên liệu, công tơ đo điện bán lại — cần để ý hai lớp. Lớp thứ nhất là phê duyệt mẫu: kiểu thiết bị đó phải được phê duyệt mẫu theo quy định đo lường hiện hành, thường thể hiện bằng ký hiệu phê duyệt mẫu trên thiết bị hoặc tài liệu kèm theo. Đây là trách nhiệm của nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu, nhưng người mua nên hỏi trước khi mua để không mua phải mẫu không được phép dùng.
Lớp thứ hai là kiểm định ban đầu trên chính chiếc thiết bị bạn nhận, do tổ chức kiểm định được chỉ định thực hiện, trước khi đưa vào dùng. Giấy hiệu chuẩn của hãng, dù có dấu công nhận quốc tế, không thay được lớp này. Hợp đồng nên ghi rõ ai lo kiểm định ban đầu; nếu không, thiết bị về tới nơi mà chưa dùng được vì còn chờ kiểm định. Khi chưa chắc thiết bị có thuộc diện hay không, hỏi tổ chức kiểm định hoặc Sở Khoa học và Công nghệ trước khi ký đơn hàng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều so với hỏi sau khi hàng đã về.
Thiết bị đo mua lại, thiết bị trình diễn, thiết bị từ dự án cũ
Không phải thiết bị nào cũng mới tinh. Doanh nghiệp đôi khi mua lại thiết bị đã qua sử dụng, nhận thiết bị trình diễn của nhà phân phối, hoặc chuyển thiết bị từ nhà máy khác trong cùng tập đoàn. Với những thiết bị này, giấy tờ cũ chỉ có giá trị tham khảo: không ai biết thiết bị đã bị va đập, sửa chữa hay bảo quản thế nào trong khoảng thời gian bạn không quản lý.
Thiết bị chuyển giữa các nhà máy trong cùng doanh nghiệp tuy rõ nguồn gốc hơn, nhưng vẫn chịu rủi ro của chặng vận chuyển và của việc lắp đặt ở chỗ mới. Hồ sơ cũ nên được chuyển theo thiết bị để giữ lịch sử, còn kết quả hiệu chuẩn cũ chỉ dùng tham khảo cho tới khi có lần kiểm tra mới.
Cách an toàn là coi chúng như thiết bị chưa có lịch sử: hiệu chuẩn hoặc kiểm định lại trước khi dùng, lập lý lịch mới, ghi rõ nguồn gốc. Với phương tiện đo thuộc diện kiểm định, tem và giấy kiểm định của chủ cũ hết hạn hoặc không còn nguyên thì phải kiểm định lại trước khi dùng cho mục đích bị kiểm soát.
Câu hỏi thường gặp
Thiết bị mới có giấy hiệu chuẩn của hãng, bao lâu sau mới phải hiệu chuẩn lại?
Tuỳ chu kỳ doanh nghiệp đặt cho loại thiết bị đó và cách tính ngày bắt đầu. Nhiều nơi tính từ ngày hiệu chuẩn trên giấy; một số tính từ ngày đưa vào dùng nếu thời gian lưu kho ngắn. Ghi rõ cách tính vào thủ tục và áp dụng nhất quán.
Giấy hiệu chuẩn của hãng bằng tiếng Anh có dùng được không?
Với mục đích quản lý chất lượng nội bộ, giấy tiếng Anh thường được chấp nhận nếu người phụ trách đọc hiểu được. Khi cần trình cho cơ quan nhà nước hoặc trong tranh chấp, có thể cần bản dịch. Nên hỏi trước yêu cầu của nơi sẽ xem giấy.
Có cần kiểm tra đầu vào nếu đã có giấy hiệu chuẩn có dấu công nhận không?
Vẫn nên kiểm tra nhanh, vì giấy chỉ xác nhận tình trạng thiết bị tại ngày hiệu chuẩn, trước khi thiết bị đi qua vận chuyển quốc tế, lưu kho và vận chuyển trong nước. Một phép kiểm vài điểm giúp phát hiện hư hỏng do vận chuyển.
Thiết bị đo mua online không có giấy tờ có dùng được không?
Dùng được cho việc tham khảo. Muốn dùng cho kiểm soát chất lượng, phải gửi hiệu chuẩn trước. Muốn dùng cho mua bán hay mục đích bị kiểm soát khác, phải là mẫu được phê duyệt và kiểm định đạt, mà thiết bị không rõ nguồn gốc thường không đáp ứng được.
Nhà cung cấp hứa hiệu chuẩn miễn phí năm đầu thì có cần lưu ý gì?
Hỏi rõ ai thực hiện, có đủ năng lực và phạm vi phù hợp không, giấy có số liệu và độ không đảm bảo không, có dấu công nhận không nếu bạn cần. Một lần hiệu chuẩn miễn phí nhưng giấy không dùng được thì không tiết kiệm được gì.
Thiết bị mới kiểm tra đầu vào không đạt thì xử lý thế nào?
Không đưa vào dùng, gắn nhãn chờ xử lý, báo nhà cung cấp bằng văn bản kèm số liệu và ảnh trong thời hạn đổi trả. Nếu nghi phép kiểm tra của mình chưa chắc, có thể gửi phòng hiệu chuẩn độc lập để có kết quả khách quan trước khi yêu cầu đổi.