Doanh nghiệp được tự hiệu chuẩn thiết bị đo dùng cho chính mình nếu có chuẩn đo lường đã được hiệu chuẩn ở nơi có năng lực, người được đào tạo, quy trình viết ra và điều kiện môi trường phù hợp, và giữ hồ sơ đầy đủ. Hiệu chuẩn nội bộ không thay được kiểm định với phương tiện đo thuộc diện bắt buộc, và kết quả của nó chủ yếu có giá trị trong nội bộ cùng với những khách hàng chấp nhận cách làm đó.
Lý do doanh nghiệp tính tới tự làm thường là số lượng thiết bị lớn — hàng trăm thước cặp, nhiệt kế, đồng hồ áp suất — hoặc cần kiểm thường xuyên hơn mức gửi ra ngoài cho phép. Làm đúng thì chủ động, nhanh và hiểu thiết bị của mình hơn. Làm qua loa thì sinh ra một chồng giấy tự ký không ai tin, kể cả chính người làm. Bài này nêu bốn điều kiện, những thiết bị nên và không nên tự làm, và cách bắt đầu.
Bốn điều kiện tối thiểu
Chuẩn có liên kết. Phép hiệu chuẩn nào cũng là so thiết bị với một thứ chính xác hơn. Thứ đó — bộ căn mẫu, quả cân chuẩn, nhiệt kế chuẩn, áp kế chuẩn — phải được hiệu chuẩn định kỳ ở phòng có năng lực, tốt nhất là được công nhận, để chuỗi so sánh nối ngược lên chuẩn quốc gia. Không có bước này, hiệu chuẩn nội bộ chỉ là so thiết bị với thiết bị.
Người được đào tạo. Người làm cần hiểu nguyên lý của phép đo, biết cách thao tác với chuẩn, biết đọc và ghi kết quả, biết tính hoặc ít nhất ước lượng độ không đảm bảo theo cách đơn giản. Đào tạo nên có bằng chứng: khoá học, kèm cặp, bài kiểm tra tay nghề, và danh sách người được phép ký kết quả.
Quy trình viết ra. Mỗi loại thiết bị một quy trình ngắn: chuẩn nào, điểm đo nào, lặp mấy lần, điều kiện môi trường, cách tính sai số, tiêu chí chấp nhận, mẫu ghi kết quả. Có thể dựa trên văn bản kỹ thuật đo lường hoặc hướng dẫn của nhà sản xuất, nhưng phải điều chỉnh cho điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
Môi trường và hồ sơ. Một góc phòng ổn định nhiệt độ, ít rung, ít bụi là đủ cho nhiều phép hiệu chuẩn cơ khí, nhiệt độ, khối lượng thông dụng. Mỗi lần làm phải có biên bản ghi đủ: thiết bị, chuẩn đã dùng, điều kiện, số liệu, kết luận, người làm, người duyệt.
Thiết bị nào hợp để tự hiệu chuẩn
Bảng dưới là gợi ý chung theo kinh nghiệm phổ biến ở xưởng sản xuất vừa và nhỏ; quyết định cụ thể còn tuỳ dung sai sử dụng và năng lực của doanh nghiệp.
| Nhóm thiết bị | Chuẩn cần có | Mức phù hợp để tự làm | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thước cặp, panme, đồng hồ so | Bộ căn mẫu song phẳng, vòng chuẩn | Cao | Số lượng lớn, phép đo đơn giản |
| Cân thông dụng trong xưởng | Bộ quả cân chuẩn phù hợp cấp chính xác | Cao với cân dùng nội bộ | Cân dùng mua bán vẫn phải kiểm định |
| Nhiệt kế điện tử, đầu dò | Nhiệt kế chuẩn, bể hoặc lò ổn nhiệt | Trung bình | Cần thiết bị tạo nhiệt ổn định |
| Đồng hồ áp suất | Áp kế chuẩn, bơm tạo áp | Trung bình | Cẩn thận an toàn khi tạo áp |
| Máy đo độ ẩm, máy đo pH | Mẫu chuẩn, dung dịch chuẩn còn hạn | Kiểm tra hằng ngày thì cao, hiệu chuẩn đầy đủ thì thấp | Phần lớn là kiểm tra trước khi dùng |
| Thiết bị phân tích phức tạp, thiết bị điện chính xác | Chuẩn đắt, môi trường kiểm soát | Thấp | Thường gửi phòng chuyên |
Điểm chung của nhóm phù hợp là chuẩn không quá đắt, phép đo không đòi môi trường quá khắt khe, và số lượng thiết bị đủ lớn để khoản đầu tư ban đầu có ý nghĩa. Với nhóm còn lại, gửi ra ngoài vẫn là lựa chọn hợp lý hơn.
Chuẩn nội bộ: đầu tư một lần, chăm sóc suốt đời
Chuẩn là trái tim của hiệu chuẩn nội bộ, nên cách chọn và giữ chuẩn quyết định giá trị của mọi kết quả sau này. Nguyên tắc kinh nghiệm là chuẩn nên chính xác hơn thiết bị cần hiệu chuẩn nhiều lần, giống như cách chọn thiết bị đo so với dung sai sản phẩm. Một bộ quả cân chuẩn có cấp chính xác vừa đủ cho cân xưởng không thể dùng để hiệu chuẩn cân phân tích trong phòng thí nghiệm.
Chuẩn phải được gửi đi hiệu chuẩn định kỳ ở phòng có năng lực, giấy hiệu chuẩn chuẩn được giữ như tài sản. Giữa hai lần, chuẩn chỉ được dùng cho việc hiệu chuẩn, không được mượn ra hiện trường dùng như thiết bị thường. Bộ căn mẫu cần lau, bôi dầu chống gỉ, cất trong hộp; quả cân không cầm tay trần, không đặt trực tiếp xuống sàn; nhiệt kế chuẩn không để rơi, không để quá khoảng đo.
Một sai lầm hay gặp là mua chuẩn rồi để giấy hiệu chuẩn chuẩn hết hạn. Khi đó toàn bộ kết quả hiệu chuẩn nội bộ làm trong thời gian chuẩn quá hạn đều mất căn cứ, và doanh nghiệp rơi vào đúng tình huống thiết bị sai phải truy lại sản phẩm, chỉ là ở quy mô lớn hơn. Chuẩn nội bộ phải nằm đầu danh mục thiết bị, với lịch nhắc ưu tiên cao nhất.
Bắt đầu hiệu chuẩn nội bộ cho một nhóm thiết bị
Không nên mở cùng lúc cho mọi loại thiết bị. Chọn một nhóm có nhiều thiết bị và phép đo đơn giản, như thước cặp hoặc cân xưởng, làm cho chắc rồi mới mở rộng.
- Chọn nhóm thiết bị và liệt kê dung sai sử dụng của từng thiết bị trong nhóm.
- Chọn và mua chuẩn phù hợp, gửi hiệu chuẩn chuẩn ở phòng được công nhận, nhận giấy và kiểm tra độ không đảm bảo của chuẩn có đủ nhỏ.
- Soạn quy trình hiệu chuẩn cho nhóm, dựa trên văn bản kỹ thuật đo lường liên quan hoặc hướng dẫn của nhà sản xuất, có mẫu biên bản đi kèm.
- Đào tạo ít nhất hai người, để khi một người nghỉ vẫn có người làm; ghi bằng chứng đào tạo.
- Làm thử song song: gửi vài thiết bị đi phòng bên ngoài, đồng thời tự hiệu chuẩn chính các thiết bị đó, so hai kết quả.
- Nếu kết quả hai bên khớp trong phạm vi độ không đảm bảo, chính thức áp dụng; nếu lệch, tìm nguyên nhân trước khi áp dụng.
- Ghi vào danh mục thiết bị hình thức "hiệu chuẩn nội bộ", người được phép ký, và chuẩn đã dùng.
Bước làm thử song song là bước hay bị bỏ qua nhất vì tốn thêm một lần chi phí gửi ngoài, nhưng đó là bằng chứng mạnh nhất cho thấy hiệu chuẩn nội bộ của bạn đáng tin, và là thứ người đánh giá khó tính thường hỏi.
Ước lượng độ không đảm bảo theo cách vừa sức
Phòng hiệu chuẩn chuyên nghiệp tính độ không đảm bảo theo hướng dẫn quốc tế với bảng ngân sách nhiều thành phần. Doanh nghiệp tự hiệu chuẩn cho nhu cầu nội bộ không nhất thiết làm chi tiết như vậy, nhưng cũng không được bỏ trống. Một cách vừa sức là liệt kê các nguồn chính và ước lượng độ lớn của từng nguồn: độ không đảm bảo của chính chuẩn (lấy từ giấy hiệu chuẩn của chuẩn), độ phân giải của thiết bị được hiệu chuẩn, độ lặp lại khi đo nhiều lần cùng một điểm, và ảnh hưởng của nhiệt độ môi trường.
Ví dụ giả định với một thước cặp có độ phân giải 0,01 mm hiệu chuẩn bằng căn mẫu: độ không đảm bảo của căn mẫu rất nhỏ so với độ phân giải, độ lặp lại khi đo năm lần thấy dao động một vạch, nhiệt độ phòng ổn định. Khi đó nguồn chi phối là độ phân giải và độ lặp lại; ghi nhận điều này và ước lượng một con số tổng có lý là đủ cho nhu cầu so với dung sai sử dụng cỡ vài phần trăm milimét.
Khi dung sai sử dụng chặt, hoặc khách hàng hỏi chi tiết, nên nhờ người có chuyên môn đo lường xem lại cách ước lượng một lần, rồi đóng gói thành một bảng tính mẫu cho từng loại thiết bị. Những lần sau người làm chỉ việc điền số liệu, bảng tính tự cho ra kết quả.
Những giới hạn cần nói rõ
Hiệu chuẩn nội bộ là công cụ tốt nhưng có ranh giới. Nói rõ những ranh giới này trong thủ tục giúp tránh hiểu lầm với khách hàng và cơ quan quản lý:
- Không thay được kiểm định với phương tiện đo thuộc diện bắt buộc kiểm định; cân bán hàng, đồng hồ đo lưu lượng dùng thanh toán vẫn phải đưa tổ chức kiểm định được chỉ định.
- Không cung cấp được cho bên ngoài như một dịch vụ nếu doanh nghiệp chưa đăng ký hoạt động hiệu chuẩn theo quy định đo lường hiện hành; hiệu chuẩn cho công ty con, công ty liên kết cũng nên hỏi kỹ trước khi làm.
- Một số khách hàng, nhất là trong ngành ô tô, thiết bị y tế, hàng không, có yêu cầu riêng về phòng hiệu chuẩn nội bộ, ví dụ phải có phạm vi xác định rõ và đáp ứng một phần ISO/IEC 17025; đọc yêu cầu khách hàng trước.
- Kết quả hiệu chuẩn nội bộ không mang dấu công nhận, nên không dùng được ở những chỗ đòi giấy có dấu công nhận.
- Độ không đảm bảo của hiệu chuẩn nội bộ thường lớn hơn của phòng chuyên, vì chuẩn và môi trường kém hơn; phải tính phần này khi so với dung sai sử dụng.
Hiểu đúng giới hạn giúp doanh nghiệp dùng hiệu chuẩn nội bộ đúng chỗ: cho số lượng lớn thiết bị thông dụng, kết hợp với gửi ngoài cho chuẩn và cho thiết bị đặc thù.
Giữ cho hệ thống nội bộ không xuống cấp theo thời gian
Hệ thống hiệu chuẩn nội bộ thường chạy tốt năm đầu, rồi dần lỏng: người được đào tạo nghỉ việc, người mới học lại qua lời truyền miệng, quy trình không cập nhật khi thay chuẩn, biên bản điền tắt. Cách giữ chất lượng đơn giản nhất là mỗi năm lặp lại một phép so sánh với bên ngoài — gửi vài thiết bị đã tự hiệu chuẩn ra phòng chuyên và so kết quả — và cho mỗi người làm hiệu chuẩn lại một thiết bị mẫu có giá trị đã biết.
Thêm vào đó, hồ sơ hiệu chuẩn nội bộ nên được một người khác người làm xem lại định kỳ: số liệu có hợp lý không, có điểm nào bị bỏ, chuẩn dùng có còn hạn. Đánh giá nội bộ của hệ thống chất lượng cũng nên ghé qua khu vực hiệu chuẩn ít nhất mỗi năm một lần. Những việc nhỏ này giúp kết quả tự ký vẫn giữ được giá trị sau nhiều năm.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp tự hiệu chuẩn có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Theo nguyên tắc chung, hiệu chuẩn thiết bị đo của chính doanh nghiệp để dùng nội bộ không phải là kinh doanh dịch vụ hiệu chuẩn. Đăng ký hoạt động chỉ đặt ra khi cung cấp dịch vụ cho bên ngoài. Vì quy định có thể sửa đổi, nên hỏi Sở Khoa học và Công nghệ khi chưa chắc.
Người hiệu chuẩn nội bộ có cần chứng chỉ không?
Không có yêu cầu chứng chỉ bắt buộc chung cho hiệu chuẩn nội bộ. Nhưng doanh nghiệp phải chứng minh được người đó có năng lực: đã được đào tạo, đã làm thử đạt, được giao quyền bằng văn bản. Một khoá đào tạo đo lường bên ngoài là bằng chứng tốt.
Có thể dùng một thiết bị mới vừa hiệu chuẩn làm chuẩn cho các thiết bị khác không?
Có thể, nếu thiết bị đó chính xác hơn đủ nhiều so với các thiết bị cần hiệu chuẩn và được quản lý như một chuẩn: chỉ dùng để hiệu chuẩn, có lịch hiệu chuẩn riêng, cất giữ cẩn thận. Không nên vừa dùng làm chuẩn vừa dùng sản xuất hằng ngày.
Văn bản kỹ thuật đo lường Việt Nam có bắt buộc áp dụng khi hiệu chuẩn nội bộ không?
Văn bản kỹ thuật đo lường về quy trình hiệu chuẩn là tài liệu tham khảo tốt. Với hiệu chuẩn nội bộ, doanh nghiệp có thể áp dụng, rút gọn hoặc dùng phương pháp khác, miễn phương pháp được viết ra và có căn cứ kỹ thuật. Khách hàng có thể yêu cầu phương pháp cụ thể.
Giấy hiệu chuẩn nội bộ cần những thông tin gì?
Tối thiểu: mã và số máy thiết bị, ngày làm, chuẩn đã dùng và hạn hiệu chuẩn của chuẩn, điều kiện môi trường, số liệu từng điểm, sai số, độ không đảm bảo ước lượng, kết luận so với dung sai, người làm và người duyệt.
Có nên thuê người hiệu chuẩn bên ngoài đến làm bằng chuẩn của doanh nghiệp không?
Có thể, nhưng cần rõ ai chịu trách nhiệm kết quả. Nếu người bên ngoài làm thay, kết quả đó là dịch vụ do họ cung cấp và các điều kiện về dịch vụ hiệu chuẩn có thể áp dụng. Thoả thuận rõ bằng văn bản trước khi làm.