Trên một thiết bị có thể có nhiều loại tem cùng lúc, nhưng chỉ tem kiểm định do tổ chức kiểm định dán mới xác nhận thiết bị đã đạt kiểm định và còn hạn; dấu hợp quy, tem bảo trì, tem bảo hành, tem hiệu chuẩn hay tem kiểm tra nội bộ đều nói những điều khác. Nhầm lẫn giữa các loại tem là lý do phổ biến khiến chủ cơ sở tin thiết bị đã đủ giấy tờ trong khi thực tế chưa.
Ví dụ dễ gặp: một thang máy mới bàn giao có dấu hợp quy từ nhà sản xuất, tem của đơn vị bảo trì và tem kiểm định; một máy nén khí nhập về có dấu của nước ngoài, tem bảo hành của đại lý, nhưng chưa có tem kiểm định cho bình chứa. Bài này giúp bạn biết mỗi loại tem do ai dán, vào lúc nào, nói lên điều gì và không nói lên điều gì.
Vì sao một thiết bị lại mang nhiều tem đến vậy
Một thiết bị đi qua nhiều tay trước khi tới chỗ bạn dùng. Nhà sản xuất gắn nhãn máy và các dấu phù hợp tiêu chuẩn của thị trường nơi bán. Nhà nhập khẩu hoặc nhà sản xuất trong nước gắn dấu hợp quy nếu sản phẩm thuộc diện phải chứng nhận hợp quy. Đại lý dán tem bảo hành. Đơn vị bảo trì dán tem ghi lần bảo trì. Tổ chức kiểm định dán tem khi thiết bị đạt kiểm định. Bộ phận chất lượng của doanh nghiệp có khi dán thêm tem kiểm tra nội bộ.
Mỗi lớp tem phục vụ một mục đích và một nghĩa vụ pháp lý riêng. Hợp quy là chuyện của hàng hoá trước khi bán ra thị trường. Kiểm định là chuyện của thiết bị trong quá trình sử dụng. Bảo hành, bảo trì là chuyện hợp đồng giữa người mua và người bán, người cung cấp dịch vụ. Một lớp không thay được lớp khác.
Khi nhìn vào thiết bị, câu hỏi đầu tiên vì vậy không phải là có tem hay không, mà là có đúng loại tem cần cho việc mình đang xét hay không. Người thuê thiết bị cần biết nó còn hạn kiểm định. Người mua hàng hoá để bán lại cần biết nó đã hợp quy. Người ký hợp đồng bảo trì cần biết lần bảo trì gần nhất. Ba câu hỏi, ba loại tem.
Bảng phân biệt các loại tem và dấu hay gặp
Hình dạng, màu sắc các tem có thể thay đổi theo từng đơn vị, nên đừng phân biệt bằng màu. Hãy phân biệt bằng nội dung và người dán.
| Loại tem, dấu | Ai gắn, lúc nào | Nói lên điều gì | Không nói lên điều gì |
|---|---|---|---|
| Tem kiểm định an toàn | Tổ chức kiểm định, khi thiết bị đạt kiểm định lần đầu, định kỳ hoặc bất thường | Thiết bị đạt yêu cầu an toàn tại ngày kiểm định, còn hạn tới ngày ghi trên tem | Thiết bị được bảo trì tốt, người vận hành đủ điều kiện |
| Dấu, tem kiểm định phương tiện đo | Tổ chức kiểm định được chỉ định, khi phương tiện đo đạt | Phương tiện đo đạt yêu cầu đo lường và chỗ điều chỉnh đã được niêm phong | An toàn về điện hay cơ khí của thiết bị |
| Dấu hợp quy | Nhà sản xuất hoặc nhập khẩu, trước khi đưa hàng ra thị trường | Sản phẩm đã được chứng nhận hoặc công bố phù hợp quy chuẩn kỹ thuật | Thiết bị đã được kiểm định để đưa vào sử dụng |
| Dấu phù hợp của nước ngoài | Nhà sản xuất, theo quy định của thị trường khác | Nhà sản xuất tuyên bố đáp ứng yêu cầu ở thị trường đó | Đáp ứng thủ tục bắt buộc ở Việt Nam |
| Tem bảo trì | Đơn vị bảo trì, sau mỗi lần bảo trì | Ngày bảo trì gần nhất, đơn vị nhận trách nhiệm bảo trì | Kết quả kiểm định, hạn kiểm định |
| Tem bảo hành | Nhà bán, đại lý, khi bán hàng | Thời hạn và điều kiện bảo hành theo hợp đồng | Bất cứ điều gì về an toàn |
| Tem hiệu chuẩn | Phòng hiệu chuẩn, sau khi hiệu chuẩn thiết bị đo | Thiết bị đo đã được xác định sai số vào một ngày | Phương tiện đo đã được kiểm định theo pháp luật đo lường |
| Tem kiểm tra nội bộ | Bộ phận kỹ thuật, chất lượng của doanh nghiệp | Doanh nghiệp đã tự kiểm tra theo quy trình riêng | Bất kỳ xác nhận nào của tổ chức bên ngoài |
Đọc bảng theo cột cuối là cách nhanh nhất để tránh hiểu lầm: mỗi loại tem đều có những điều nó không chứng minh, và đó thường là điều người xem đang mong nó chứng minh.
Tem bảo trì và tem kiểm định: hai cặp hay bị nhầm nhất
Ở thang máy, tem bảo trì thường dán trong buồng thang hoặc ở phòng máy, ghi ngày bảo trì và tên đơn vị bảo trì. Vì nó được cập nhật hằng tháng hay theo kỳ, cư dân thấy ngày rất gần và dễ nghĩ đó là tem kiểm định còn hạn. Thực tế bảo trì là việc đơn vị được thuê làm để thiết bị chạy tốt, còn kiểm định là việc tổ chức độc lập đánh giá an toàn theo quy trình bắt buộc.
Cách nhận ra: tem kiểm định có tên tổ chức kiểm định, số tem và hạn kiểm định lần sau; tem bảo trì có tên đơn vị bảo trì và ngày bảo trì, thường không có khái niệm hạn kiểm định. Nếu trên thiết bị chỉ có tem bảo trì, hãy hỏi người quản lý giấy chứng nhận kết quả kiểm định.
Một đơn vị có thể vừa làm bảo trì vừa có tổ chức kiểm định riêng, nhưng hai việc đó vẫn tách rời về trách nhiệm. Tem do bộ phận bảo trì dán không biến thành tem kiểm định chỉ vì cùng một tên công ty mẹ.
Dấu hợp quy, dấu của nước ngoài và tem kiểm định
Dấu hợp quy là dấu hàng hoá mang khi đã được chứng nhận hoặc công bố phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, trước khi lưu thông. Một số thiết bị nghiêm ngặt vừa phải hợp quy khi nhập khẩu hoặc sản xuất, vừa phải kiểm định trước khi đưa vào sử dụng. Có dấu hợp quy chỉ chứng tỏ khâu thứ nhất đã xong.
Dấu phù hợp của thị trường khác, ví dụ dấu châu Âu in trên nhãn máy nhập khẩu, là tuyên bố của nhà sản xuất về yêu cầu ở thị trường đó. Nó có giá trị tham khảo về chất lượng, nhưng không thay thủ tục hợp quy hay kiểm định ở Việt Nam. Người bán máy nói "máy đạt chuẩn châu Âu nên khỏi kiểm định" là đang trộn hai chuyện khác nhau.
Phần hợp quy hàng hoá được viết kỹ ở trang chuyên về quy chuẩn trong cùng cụm; ở đây chỉ cần nhớ thứ tự: hàng hợp quy trước khi bán, thiết bị kiểm định trước khi dùng, và hai loại dấu không thay nhau.
Khi người bán, người cho thuê đưa nhầm loại giấy
Nhầm lẫn giữa các loại tem đi kèm nhầm lẫn giữa các loại giấy. Người mua máy nén khí hỏi giấy kiểm định, người bán đưa giấy chứng nhận hợp quy. Nhà thầu hỏi hồ sơ kiểm định xe nâng, bên cho thuê đưa phiếu bảo dưỡng. Chủ sạp hỏi giấy kiểm định cân, đại lý đưa phiếu bảo hành. Phần lớn không phải cố tình lừa, mà vì chính người bán cũng không phân biệt rõ.
Cách xử lý là gọi đúng tên giấy mình cần và nói rõ để làm gì. Thay vì hỏi chung chung giấy tờ máy đâu, hãy hỏi giấy chứng nhận kết quả kiểm định do tổ chức kiểm định cấp, còn hạn, ghi đúng số chế tạo của máy này. Khi đã gọi đúng tên, người bán khó đưa nhầm, và nếu họ không có thì câu trả lời sẽ rõ ràng hơn.
Nếu thiết bị chưa từng được kiểm định, ví dụ máy mới nhập chưa lắp đặt, thì không có giấy kiểm định là bình thường; việc kiểm định lần đầu sẽ làm sau khi lắp đặt tại chỗ dùng. Khi đó, hãy thoả thuận trong hợp đồng ai đặt kiểm định, ai chịu chi phí, và nếu không đạt thì xử lý thế nào.
Tìm đúng tem kiểm định giữa nhiều tem
Khi đứng trước một thiết bị dán chi chít tem, làm theo các bước sau để không đọc nhầm:
- Chụp ảnh toàn bộ các tem trước, để đọc kỹ sau mà không phải đứng lâu cạnh thiết bị đang chạy.
- Với từng tem, tìm tên đơn vị đã dán. Loại bỏ các tem của đại lý bán hàng, của đơn vị bảo trì, của bộ phận nội bộ.
- Trong các tem còn lại, tìm tem có tên tổ chức kiểm định, số tem và hạn kiểm định lần sau.
- Với thiết bị có cả phần áp lực và phần đo, như máy nén khí có đồng hồ áp suất, xác định tem nào cho bình chứa, tem nào cho đồng hồ, vì chúng có chu kỳ khác nhau.
- Đối chiếu tem kiểm định tìm được với giấy chứng nhận kết quả kiểm định.
- Nếu không tìm thấy tem kiểm định nào, hỏi người quản lý thiết bị trước khi kết luận.
Những hiểu lầm hay gặp
Tem mới dán gần đây thì thiết bị còn hạn. Chưa chắc. Tem mới nhất thường là tem bảo trì, cập nhật thường xuyên hơn nhiều so với tem kiểm định.
Máy nhập khẩu có dấu nước ngoài thì khỏi kiểm định. Không đúng với thiết bị thuộc diện phải kiểm định. Dấu của nước ngoài không thay thủ tục ở Việt Nam.
Có giấy hiệu chuẩn là đủ cho cân bán hàng. Với phương tiện đo dùng trong mua bán, nghĩa vụ là kiểm định theo pháp luật đo lường. Giấy hiệu chuẩn có giá trị riêng nhưng không thay kiểm định ở những trường hợp bắt buộc.
Tem của đơn vị bán máy là tem kiểm định. Đại lý có thể dán tem kiểm tra xuất xưởng hoặc tem bảo hành có chữ kiểm tra. Tem kiểm định phải do tổ chức kiểm định đủ điều kiện dán, có số tem và hạn kiểm định lần sau.
Tem kiểm tra nội bộ ghi đạt là đủ khi thanh tra hỏi. Tem nội bộ chỉ chứng minh doanh nghiệp tự kiểm theo quy trình riêng. Khi pháp luật yêu cầu kiểm định, cần kết quả của tổ chức kiểm định đủ điều kiện.
Câu hỏi thường gặp
Thang máy chỉ có tem bảo trì mà không có tem kiểm định thì có sao không?
Tem bảo trì không thay tem kiểm định. Hãy đề nghị ban quản lý cho xem giấy chứng nhận kết quả kiểm định; nếu không có cả tem lẫn giấy, đó là vấn đề cần nêu chính thức với ban quản lý hoặc ban quản trị.
Máy có dấu hợp quy rồi thì có cần kiểm định nữa không?
Với thiết bị thuộc diện phải kiểm định, có. Dấu hợp quy chứng tỏ hàng hoá đã phù hợp quy chuẩn trước khi bán, còn kiểm định là bước bắt buộc trước khi đưa vào sử dụng và định kỳ trong quá trình dùng.
Tem hiệu chuẩn có dùng thay tem kiểm định cho cân bán hàng được không?
Thông thường không. Cân dùng trong mua bán thuộc diện phải kiểm định theo pháp luật đo lường; hiệu chuẩn xác định sai số nhưng không thay nghĩa vụ kiểm định ở trường hợp bắt buộc.
Phân biệt tem các loại bằng màu sắc có được không?
Không nên. Mỗi tổ chức, mỗi đơn vị có thể dùng màu khác nhau và thay đổi theo thời gian. Hãy phân biệt bằng tên đơn vị đã dán và nội dung in trên tem.
Máy nén khí có mấy loại tem kiểm định?
Có thể có hai: tem kiểm định an toàn cho bình chứa khí nếu bình thuộc diện phải kiểm định, và dấu hoặc tem kiểm định cho đồng hồ áp suất nếu nó thuộc diện phương tiện đo phải kiểm định. Hai loại có chu kỳ khác nhau.